Księgowość często utożsamiana jest jedynie z ogółem formalności w firmie związanych z obowiązkami na rzecz państwa, gdzie najważniejszym z nich jest oczywiście opłacanie podatków. W praktyce oprócz spełniania swojej podstawowej roli księgowość może mieć wiele innych korzyści. Dla przykładu może służyć jako źródło wielu informacji, które umożliwią firmie analizę jej bieżącej sytuacji czy planowanie przyszłych działań.
Po założeniu własnej działalności często zdarza się, że wybór biura rachunkowego jest przypadkowy. Może nam wydawać się, że księgowość prowadzona w większości biur jest niemalże identyczna, niestety nie do końca tak jest. Różnice między ofertami są często bardzo istotne i należy je brać pod uwagę w przypadku wyboru biura bądź jego zmiany.
Czy warto rozpocząć współpracę z biurem rachunkowym?
Spora część przedsiębiorców po założeniu własnej działalności mocno oszczędza i próbuje ominąć konieczność zatrudniania biura rachunkowego lub szuka najtańszej dostępnej opcji. Zapomina przy tym o korzyściach wynikających z podpisania umowy o współpracę z odpowiednim partnerem. W przypadku zatrudnienia księgowej, to ona bierze odpowiedzialność za poprawność księgowań oraz zgodność z obowiązującym prawem. Poza tym decydując się na samodzielne księgowanie zdarza się, że popełnimy błąd i jesteśmy wzywani do urzędu w celu wyjaśnień. Również w przypadku kontroli z urzędu skarbowego, czy ZUS-u ponownie musimy obsługiwać ją samodzielnie. Gdy posiadamy księgową to ona przejmuje za nas ten obowiązek. Często również zdarza nam się odkładać rzeczy na ostatnią chwilę. Natomiast w przypadku współpracy z biurem rachunkowym już od samego początku miesiąca sukcesywnie przypomina nam ono o dostarczeniu dokumentów.
Czasami zdarza się, że nie jesteśmy do końca zadowoleni z pierwotnego wyboru. Powodów, dla których warto rozważyć zmianę biura rachunkowego może być wiele. Oto kilka z nich:
- Biuro rachunkowe popełnia błędy i źle prowadzi księgowość.
- Czujesz się lekceważony, przez to że jesteś jednym z wielu klientów, nikt nie kojarzy twojej firmy.
- Zły kontakt z księgową- nie potraficie się porozumieć.
- Biuro nie daje stałego dostępu do dokumentacji i stanu finansów
- Księgowi odpowiadają na e-maile z opóźnieniem, lakonicznie i niezrozumiale.
- Księgowi nie pomagają z własnej inicjatywy. O wszystko musisz zadbać sam, mimo braku znajomości przepisów.
Czym kierować się przy wyborze biura rachunkowego?
Przede wszystkim znajdź rzetelnego i zaufanego partnera. Jak to zrobić? To bardzo proste! W pierwszej kolejności sprawdź opinie o księgowym oraz jego referencje. W ten sposób zorientujesz się, czy dane biuro rachunkowe jest warte zaufania oraz jak traktuje swoich klientów. Istotny jest także program księgowy, w którym pracuje biuro rachunkowe. Powinien być dopasowany do twoich potrzeb oraz być powszechnie używany i rozwijany. Nie możesz również pominąć pytania związanego z typami obsługiwanych klientów. Mianowicie, czy biuro skupia się jedynie na obsłudze jednoosobowych działalności, czy zajmuję się pełną księgowością (obsługuje spółki).
Dokonując wyboru biura rachunkowego zapytaj, czy posiada odpowiednie ubezpieczenie OC, które jest konieczne przy obsłudze księgowej. Zadbaj o to, aby mieć z biurem rachunkowym umowę o współpracy. W umowie tej powinno być zaznaczone za co odpowiada biuro i w jakim zakresie.
Dopytaj się również ile kontroli urzędowych miało biuro i z jakich powodów. Powinieneś także dowiedzieć się ile księgowych pracuje w biurze. Doświadczeni przedsiębiorcy korzystają z biur, w których pracują minimum 3 osoby. Wynika to z faktu, że w przypadku pracy dwóch osób, gdy jednej z nich zabraknie w pracy to druga nie jest w stanie wykonać pracy swojej i osoby nieobecnej. Natomiast w przypadku zatrudnionych trzech osób – okazuje się, że dwie z nich radzą sobie tymczasowo z pracą trzeciej osoby. Jeśli wybrane przez ciebie biuro rachunkowe spełnia wszystkie opisane powyżej warunki, możesz śmiało zdecydować się na powierzenie jemu prowadzenia twojej księgowości.
Z czym się wiążę dobra współpraca z biurem rachunkowym?
Dostępnością i dobrym kontaktem. Biuro powinno sprawnie odpowiadać na twoje maile i telefony oraz znać odpowiedzi na zadawane przez ciebie pytania.
Pilnowaniem terminów. Dobre biuro rachunkowe przypomni Ci o dostarczeniu dokumentów, terminowym zapłaceniu składek oraz ewentualnych brakach w dokumentach. Dzięki temu możesz spać spokojnie i wiesz, że Urząd Skarbowy nie zapuka do twoich drzwi z odsetkami za brak zapłaconego podatku.
Dobrą historią. Zapytaj znajomych albo zadzwoń do klientów danego biura. Dowiedz się czy są rzetelni oraz czy dobrze układa im się współpraca z biurem.
