Większość małych i średnich firm stoi przed dylematem: mieć własną księgową czy zlecać prowadzenie księgowości do biura rachunkowego? Decyzja ta jest podejmowana na różnych etapach prowadzenia firmy, np. zmiana skali działalności czy formy prawnej. Poniżej przedstawione zostały najważniejsze wady i zalety tych dwóch opcji.
Własna księgowa
Zaletą zatrudnienia księgowej na etacie w danym przedsiębiorstwie może być większe poczucie bezpieczeństwa. Po pierwsze zna lepiej bieżącą sytuację finansową firmy i jej specyfikę (nie ma innych obowiązków) oraz jest na miejscu przez co zawsze można o coś poprosić, a wręcz zlecić inne zadania. Zarządzający i pracownicy mają szybszy i bezpośredni dostęp do dokumentów, bo nie muszą kontaktować się z biurem.
Takie rozwiązanie jest zalecane szczególnie dla większych przedsiębiorstw, z dużą ilością dokumentów, zawiłości i powiązań z innymi działami w firmie czy zatrudniających kilkudziesięciu pracowników. W takich przypadkach może to być również rozwiązanie opłacalne kosztowo.
Minusem zatrudnienia księgowej na etacie jest dodatkowy koszt wynagrodzenia, który często nie jest mały (wraz z okładami). Wiąże się to również z poniesieniem kosztów stworzenia miejsca pracy, takich jak zakup komputera, specjalistycznego oprogramowania wraz z serwisem i aktualizacjami oraz innego wyposażenia i materiałów biurowych. Przedsiębiorca musi więc skalkulować czy stać go na zatrudnienie nowego pracownika i czy rzeczywiście ilość pracy jest wystarczająca, aby zapewnić etat księgowej. Co więcej trzeba przeprowadzić proces rekrutacji oraz opłacać i kontrolować podnoszenie kwalifikacji (w tym monitorowanie zmian w przepisach).
Ponadto powierzając prowadzenie ksiąg jednej osobie należy mieć także na uwadze, że księgowej na etacie przysługuje urlop lub może zachorować. Na koniec pozostaje kwestia kontroli pracy, tj. musimy sobie odpowiedzieć na pytanie czy jako pracodawca posiadamy wystarczające kompetencje (i czas), aby nadzorować taką pracę oraz zwrócić uwagę na możliwe błędy. Należy bowiem pamiętać, że w tym wypadku za błędy odpowiada pracodawca. Ponosi on konsekwencje karne i finansowe, a także wizerunkowe.
Biuro rachunkowe
Większość powyższych problemów rozwiązuje zlecenie obsługi księgowej na zewnątrz. Czym charakteryzuje się taka współpraca z biurem księgowym?
- biura posiadają co najmniej obowiązkowe ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (polisę OC), przez co odpowiadają za błędy księgowe i można dochodzić rekompensaty ewentualnej szkody
- biura reprezentują klienta przed urzędami, także podczas ewentualnej kontroli
- biura zatrudniają specjalistów w swojej branży i wprowadzają dodatkową kontrolę (procedury wewnętrzne) oraz dbają, aby kontakt z klientami był sprawny. Prowadzą je bowiem przedsiębiorcy, którzy dbają o swoją reputację
- biura wysyłają swoich pracowników na szkolenia, aby podnosili kompetencje. Mają doświadczenie dzięki współpracy z wieloma klientami
- w biurach księgowi odpowiadają za prowadzenie księgowości kilku firm, dzięki czemu koszty prowadzenia księgowości mogą być niższe bez istotnej utraty jakości
- w biurach pracuje zazwyczaj większa ilość osób, więc w razie gdy jedna z nich zachoruje lub pójdzie na urlop, inna księgowa ją zastępuje. Klient nie musi się obawiać, ponieważ ma podpisaną umowę z biurem, które musi wywiązać się ze swoich obowiązków
- wynagrodzenie biura zależy od tego jak czasochłonne i skomplikowane są rozliczenia, a system jest elastyczny w odróżnieniu od stałej pensji księgowej na etacie. Ponadto nie płacimy kosztów związanych ze stworzeniem i utrzymaniem tego stanowiska
- biura coraz bardziej stawiają na rozwój i nowe technologie – nie trzeba już zanosić dokumentów osobiście i tracić czas na dojazdy (wystarczy skan lub zdjęcie dokumentu i umieszczenie ich na dysku w chmurze, przez co firmy uzyskują do nich całodobowy dostęp, co jest nawet wygodniejsze), korzystają z nowoczesnych narzędzi (np. OCR dokumentów, dostęp do usługi online) oraz oferują usługi doradztwa.
Dobre biuro księgowe staje się partnerem biznesowym swojego klienta. Stara się działać na korzyść firmy, z którą współpracuje i wspiera ją w rozwoju. Wychodzi poza podstawowy zakres usługi i stara się doradzić najkorzystniejsze rozwiązania. Zależy mu bowiem na sytuacji win-win, kiedy firma klienta się rozwija i jest zadowolona ze współpracy, ta może trwać latami.
Własna księgowa czy biuro rachunkowe – co wybrać?
Decydując się na wybór czy zatrudnić księgową czy zlecić te usługi na zewnątrz należy określić swoje potrzeby oraz przeanalizować wszystkie zalety i wady obu rozwiązań.
