Controlling można zastosować niemal w każdej jednostce gospodarczej. Niestety nie istnieją uniwersalne, gotowe do użycia modele. Przedsiębiorstwo musi wypracować indywidualną koncepcję rozwiązania, ze względu na swoje uwarunkowania wewnętrzne i zewnętrzne. Nieocenione w tym wypadku może być doświadczenie z innych podmiotów, wiedza o controllingu i solidne podstawy metodyczne czy znajomość narzędzi controllingu partnera biznesowego, jakim jest dyrektor czy kontroler finansowy.
Aby proces wdrażania systemu controllingu nie był zbyt koszto- i czasochłonny należy odpowiednio dużo czasu poświęcić na etap wstępny. To właśnie odpowiednia analiza stanu obecnego pozwala odpowiednio zaprojektować system i dopasować narzędzia do specyfiki podmiotu, jego celów oraz potrzeb i oczekiwań. Na tej podstawie buduje się system informacyjny, raportowania i budżetowania oraz wybiera się narzędzia informatyczne.
Organizacja controllingu w firmie
Istotnym jest aby stanowisko kontrolera i księgowego były rozdzielone. Wynika to z racji odmiennego charakteru pracy i wymaganych schematów myślowych. Controller musi troszczyć się o przyszłość wyników, procesów i strategii oraz przyczyniać się do wyższej gospodarności. Powinien kształtować i usprawniać system controllingu w przedsiębiorstwie, a ponadto stanowić ciało doradcze i nawigować w procesie realizacji celów. Potencjalne korzyści z formalnej niezależności bardzo szybko mogą przeważyć wyższe koszty zatrudnienia. Dlatego też nie powinien dziwić fakt, że większe firmy posiadają wyodrębnione stanowiska lub wręcz kilkuosobowe działy controllingu. Natomiast mniejsze coraz częściej oprócz księgowego poszukują menedżerów ds. finansów lub zewnętrznych doradców.
Do organizacji controllingu niezbędny jest również odpowiednio dobrany i właściwie wdrożony zestaw narzędzi. W ich skład wchodzą m.in.: narzędzia do planowania, kontroli działalności oraz raportowania, a także systemy IT, mające na celu wspomaganie i poprawę jakości działania użytych instrumentów (np. zaawansowane arkusze kalkulacyjne, hurtownie danych, pulpity menedżerskie, systemy ERP).
Co należy zrobić przy wdrażaniu controllingu?
- wprowadzić adekwatny styl i metodę zarządzania
- wyodrębnić centra odpowiedzialności za koszty lub centra zysku
- przebudować system informacyjny
W niektórych firmach wymaga to zmiany myślenia i podejścia pracowników. Często spotyka się to z oporem i może być nawet źródłem konfliktów (m.in. z powodu ograniczenia kompetencji oraz wprowadzania nowych zasad rozliczeń wyników). W związku z tym proces warto przeprowadzać stopniowo, dopiero wtedy możliwa jest zespołowa inicjatywa i podporządkowanie nowym zasadom. Schodzenie z odpowiedzialnością niżej w strukturze organizacyjnej jest niezbędne. Pozwala na rozliczenie z realizacji planu, który jest składową planu całej organizacji, a tym samym wspiera osiąganie jej celów. Idąc dalej bardzo istotne już w początkowej fazie wdrażania jest również edukowanie zespołu oraz ustalenie odpowiedniego systemu wynagrodzeń.
System premiowania powinien być powiązany z wynikami, aby zarówno motywował samych pracowników, jak i stymulował rozwój całego przedsiębiorstwa. Należy wprowadzić w takiej czy innej formie tzw. kluczowe mierniki dokonań KPI (ang. Key Performance Indicators). Na koniec nie wolno zapominać o regularnej ocenie i ciągłym usprawnianiu controllingu, a także eksperymentowaniu z nowymi rozwiązaniami.
We wdrażaniu bardzo istotne znaczenie ma dokładne rozumienie oraz wspieranie koncepcji controllingu przez kadrę zarządzającą. Zarząd firmy musi się zaangażować w proces wdrażania, ponieważ tylko pełne poparcie dla pracy controllera gwarantuje sukces.
Wprowadzone rozwiązania mogą szybko przynieść korzyści, przyczynić się do większej sprawności zarządzania przedsiębiorstwem oraz odpowiedzialności za uzyskiwane wyniki. Koncentracja na przyszłości, dzięki budżetowaniu to klucz do szybszego rozwoju każdego przedsiębiorstwa.
